Términos y Condiciones de Uso

Para efectos de interpretación de estos Términos, los siguientes conceptos tendrán el significado que aquí se les asigna:

• Suscriptor: persona natural mayor de 18 años o persona jurídica legalmente constituida que acepta estos Términos y contrata el acceso al Servicio.
• Servicio: el conjunto de funcionalidades de software disponibles en la plataforma Eklesa bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), incluyendo el CRM, los módulos de seguimiento, la App de miembros y los servicios de soporte asociados al plan contratado.
• Plan: la modalidad de suscripción contratada por el Suscriptor (Starter, Professional o Enterprise), con las características, límites y condiciones descritos en eklesa.com/precios al momento de la contratación.
• Organización: la unidad de gestión creada por el Suscriptor dentro de la plataforma, que puede corresponder a una iglesia, ministerio o empresa.
• Datos del Suscriptor: toda la información ingresada por el Suscriptor o sus usuarios en la plataforma, incluyendo datos de personas, actividades, configuraciones y contenidos.
• Período de Prueba: el acceso gratuito de catorce (14) días calendario otorgado al Suscriptor sin requerir método de pago, con las condiciones descritas en la Sección 7 de este documento.
• Contenido del Prestador: el software, el código fuente, los algoritmos, los flujos de trabajo, el diseño visual, las marcas, los nombres comerciales, la documentación, las guías de uso, los materiales de capacitación y cualquier otro elemento de propiedad intelectual asociado a la plataforma Eklesa.

2.1 Aceptación vinculante. Al crear una cuenta en Eklesa y marcar el checkbox de aceptación durante el proceso de registro, el Suscriptor declara haber leído, comprendido y aceptado la totalidad de las condiciones aquí establecidas. Este acto constituye una manifestación de voluntad válida y vinculante conforme al Artículo 14 de la Ley 527 de 1999 sobre Comercio Electrónico en Colombia.

2.2 Capacidad legal. El Suscriptor declara tener plena capacidad legal para contratar. Si actúa en nombre de una persona jurídica, declara tener las facultades suficientes para obligarla. El uso del Servicio está restringido a personas naturales mayores de dieciocho (18) años. El Prestador no será responsable por las consecuencias derivadas de declaraciones falsas sobre la capacidad del Suscriptor.

2.3 Modificaciones. El Prestador se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al correo electrónico registrado con un mínimo de treinta (30) días de anticipación. El uso continuado del Servicio después de dicho plazo constituye aceptación de las nuevas condiciones. Si el Suscriptor no acepta las modificaciones, podrá cancelar el servicio sin penalidad dentro del plazo de notificación.

3.1 Modelo de servicio. Eklesa es una plataforma de software distribuida bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS). El Suscriptor reconoce que no está adquiriendo una licencia de software instalable, sino el acceso a un Servicio de Computación en la Nube (Cloud Computing) que cumple con las cinco características esenciales definidas por la normativa vigente: autoservicio bajo demanda, acceso amplio a la red, pool de recursos compartidos, elasticidad rápida y servicio medido.

3.2 Acceso no transferible. El acceso al Servicio es personal e intransferible. El Suscriptor no podrá ceder, sublicenciar, revender ni transferir su cuenta o sus derechos de acceso a terceros sin autorización escrita del Prestador.

3.3 Modelo estandarizado. Eklesa opera como una plataforma SaaS estandarizada. Todos los Suscriptores utilizan la misma versión del software de forma simultánea, lo que garantiza estabilidad, seguridad y actualizaciones uniformes. En consecuencia, el Suscriptor no tendrá derecho a reclamar acceso al código fuente, instalación local del sistema, personalización exclusiva del software ni transferencia de propiedad intelectual de ningún tipo.

4.1 Titularidad del Prestador. Todo el Contenido del Prestador, incluyendo sin limitación: el software, el código fuente, los algoritmos, los diseños visuales, las bases de datos, los flujos de trabajo, la arquitectura del sistema, las marcas, los logos y la documentación de Eklesa, son propiedad exclusiva de Eklesa CRM, NIT 16.776.224-1, y están protegidos por las leyes colombianas de propiedad intelectual, la Decisión Andina 351 de 1993 y los tratados internacionales aplicables.

4.2 Licencia de uso limitada. El Prestador otorga al Suscriptor una licencia de uso no exclusiva, no transferible, revocable y limitada para acceder y utilizar el Servicio durante la vigencia de la suscripción, exclusivamente para los fines propios de su organización y en los términos aquí establecidos.

4.3 Propiedad de mejoras y sugerencias. Cualquier idea, sugerencia, retroalimentación, reporte de error o solicitud de mejora que el Suscriptor comunique al Prestador, ya sea de forma oral, escrita o a través de cualquier canal de soporte, pasará a ser propiedad exclusiva del Prestador de forma automática y sin contraprestación alguna. Si dicha sugerencia es implementada total o parcialmente en la plataforma, el Suscriptor no adquirirá derecho de propiedad, coautoría, compensación económica ni ningún otro derecho sobre la mejora resultante.

4.4 Prohibición de ingeniería inversa. El Suscriptor no podrá descompilar, desensamblar, realizar ingeniería inversa, copiar, reproducir, modificar ni crear obras derivadas del software de Eklesa, total o parcialmente, bajo ninguna circunstancia.

4.5 No desarrollo a medida. Eklesa es una plataforma SaaS estandarizada. El Prestador no realizará desarrollos, personalizaciones, integraciones o modificaciones de código a medida para ningún Suscriptor de forma individual. Las solicitudes de este tipo serán clasificadas como Solicitudes de Mejora e ingresarán al proceso de evaluación del Product Roadmap general, sin que ello genere obligación de implementación ni plazo comprometido.

5.1 Responsabilidad de la cuenta. El Suscriptor es el único responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso a su cuenta y de todas las actividades que ocurran bajo la misma. Deberá notificar al Prestador de forma inmediata ante cualquier uso no autorizado o sospecha de vulneración de seguridad.

5.2 Usuarios internos. El Suscriptor podrá invitar a colaboradores y líderes de su organización a acceder a la plataforma. El Suscriptor es responsable del uso que estos usuarios hagan del Servicio y de garantizar que acepten y cumplan estos Términos. Los límites de usuarios activos estarán determinados por el plan contratado.

5.3 Información verídica. El Suscriptor se compromete a suministrar información veraz, completa y actualizada durante el registro y durante toda la vigencia de la suscripción, incluyendo razón social, NIT o cédula, régimen tributario y correo de facturación. La omisión o falsedad de esta información exime al Prestador de responsabilidad por documentos de cobro incorrectos o problemas derivados de dicha inexactitud.

6.1 Exclusión de IVA. De conformidad con el Artículo 476, numeral 21 del Estatuto Tributario colombiano, el Servicio prestado por Eklesa está excluido de IVA por tratarse de un servicio de computación en la nube.

6.2 Régimen tributario. Eklesa opera actualmente bajo el Régimen Ordinario del impuesto sobre la renta, conforme al Artículo 5 del Estatuto Tributario, y no es responsable de IVA. El Suscriptor que tenga la calidad de agente retenedor deberá practicar la retención en la fuente que corresponda sobre los pagos realizados a Eklesa, de conformidad con las normas tributarias vigentes al momento del pago. El Suscriptor que no sea agente retenedor no está obligado a practicar retención. El Prestador podrá suministrar certificado de ingresos o constancia de no responsabilidad de IVA cuando el Suscriptor lo requiera para efectos contables.

6.3 Moneda y conversión. Los precios de los planes se expresan y cobran en pesos colombianos (COP). El Prestador podrá exhibir valores de referencia en otras monedas con fines informativos, sin que ello genere obligación de facturación en divisa extranjera.

6.4 Documento de cobro. En su calidad de persona natural no obligada actualmente a expedir factura electrónica de venta ante la DIAN, el Prestador emitirá una cuenta de cobro (“Soporte de Pago”) por cada pago recibido. Este documento tendrá plena validez comercial e incluirá: nombre del Prestador, NIT, nombre comercial, descripción del servicio, valor en pesos colombianos, período cubierto y la leyenda de no responsable de IVA conforme al Artículo 476 numeral 21 del Estatuto Tributario. Cuando el Prestador adquiera la obligación de facturar electrónicamente ante la DIAN, la cuenta de cobro será reemplazada por factura electrónica de venta con CUFE, lo cual será notificado al Suscriptor con anticipación.

6.5 Procesadores de pago. Los pagos se procesan actualmente a través de MercadoPago. El Prestador podrá incorporar procesadores adicionales en el futuro, notificando al Suscriptor con anticipación razonable. El Prestador no almacena datos de tarjetas de crédito; dicha información es gestionada exclusivamente por el procesador de pagos correspondiente bajo sus propias políticas de seguridad.

7.1 Condiciones. Eklesa ofrece un período de prueba gratuito de catorce (14) días calendario sin requerir método de pago ni datos de tarjeta de crédito. Durante este período, el Suscriptor tendrá acceso a las funcionalidades del plan correspondiente según la configuración del trial activo.

7.2 Finalización automática. Al vencer el período de prueba sin activación de un plan de pago, el acceso al Servicio será suspendido automáticamente. Los datos del Suscriptor serán conservados por un período de treinta (30) días adicionales, durante los cuales el Suscriptor podrá activar un plan y recuperar el acceso completo. Transcurrido dicho plazo sin activación, el Prestador podrá eliminar los datos de forma definitiva.

7.3 Un trial por organización. El período de prueba gratuito aplica una sola vez por Organización. El Prestador se reserva el derecho de denegar o revocar períodos de prueba adicionales que detecte como abusivos o fraudulentos.

8.1 Activación. El Servicio de pago se activa en el momento en que el Suscriptor selecciona un plan y completa exitosamente el proceso de pago. El cobro se realizará de forma mensual o anual por anticipado, según el ciclo seleccionado.

8.2 Renovación automática. Los planes se renuevan automáticamente al vencer cada período, salvo que el Suscriptor cancele con anterioridad a la fecha de renovación desde el panel de administración.

8.3 Política de no reembolso. Los pagos realizados a Eklesa no son reembolsables bajo ninguna circunstancia, incluyendo cancelación anticipada, cambio de decisión, falta de uso del Servicio o insatisfacción con funcionalidades. En caso de cancelación, el Suscriptor mantendrá acceso completo al Servicio hasta la fecha de vencimiento del ciclo ya pagado, sin descuento ni compensación proporcional por el tiempo no utilizado.

8.4 Modificación de precios. El Prestador se reserva el derecho de modificar los precios de los planes con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario, notificado al correo electrónico registrado. El Suscriptor podrá cancelar su suscripción sin penalidad si no acepta la modificación, siempre que lo notifique antes del vencimiento del plazo de preaviso.

8.5 Cambio de plan. El Suscriptor podrá hacer upgrade de plan en cualquier momento con efecto inmediato. Los cambios a un plan inferior (downgrade) aplicarán al inicio del siguiente ciclo de facturación.

9.1 Aplicación de límites. El Servicio está sujeto a los límites de capacidad definidos en el plan contratado: número de personas registradas, procesos de seguimiento activos y módulos adicionales habilitados. Los límites se contabilizan por Organización, independientemente del número de sedes o grupos creados dentro de la misma cuenta.

9.2 Notificación y upgrade. Al alcanzar los límites del plan, el sistema notificará al Suscriptor. Para continuar registrando información nueva se requerirá un upgrade de plan. El Prestador no eliminará datos ya existentes por razón de límites alcanzados.

9.3 Uso justo. El Suscriptor se compromete a utilizar el Servicio de forma razonable y proporcional. El Prestador se reserva el derecho de contactar al Suscriptor o de aplicar restricciones técnicas ante patrones de uso que afecten la estabilidad del servicio para otros usuarios de la plataforma.

10.1 Titularidad de los datos. Los datos ingresados por el Suscriptor en la plataforma son de su exclusiva propiedad. El Prestador actúa como Encargado del Tratamiento de datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, procesando dichos datos únicamente para la prestación del Servicio contratado.

10.2 Finalidad del tratamiento. Los datos personales de las personas registradas en la plataforma serán tratados exclusivamente para las finalidades propias del Servicio: gestión de seguimiento pastoral o comercial, comunicaciones internas de la organización y generación de reportes. El Prestador no venderá, cederá ni compartirá estos datos con terceros para fines comerciales propios.

10.3 Exportación y eliminación. En caso de cancelación del Servicio, el Suscriptor podrá exportar la totalidad de sus datos en formato Excel desde el panel de administración durante los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación del servicio. Transcurrido dicho plazo, el Prestador podrá eliminar los datos de forma definitiva e irreversible.

10.4 Política de privacidad. El tratamiento detallado de datos personales se rige por la Política de Privacidad de Eklesa, disponible en eklesa.com/privacidad, la cual forma parte integral de estos Términos.

10.5 Responsabilidad del Suscriptor como responsable del Tratamiento. Respecto de los datos personales de terceros — miembros, visitantes, feligreses o cualquier persona — que el Suscriptor registre en la plataforma, el Suscriptor actúa como Responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y es el único responsable de: (a) haber obtenido el consentimiento previo, expreso e informado de dichas personas para el tratamiento de sus datos personales a través de la plataforma Eklesa; (b) informar a dichas personas sobre la existencia y uso de Eklesa como herramienta de gestión de su organización; (c) atender de forma oportuna las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocación del consentimiento que dichas personas presenten ante la organización. El Prestador no será responsable por el tratamiento de datos personales de terceros que el Suscriptor registre sin contar con la debida autorización legal, y el Suscriptor mantendrá indemne al Prestador frente a cualquier reclamación derivada de dicha omisión.

10.6 Procesamiento mediante Inteligencia Artificial. El Suscriptor reconoce y acepta que Eklesa utiliza servicios de Inteligencia Artificial (IA) provistos por terceros (actualmente OpenAI, LLC) en varias funcionalidades de la plataforma, cada una con un alcance de datos distinto, descrito a continuación:

• 10.6.1 Análisis pastoral automatizado (“Guardián de Almas”). Procesa de forma automática y periódica el nombre completo, las actividades pastorales registradas y el contenido de las notas públicas de las personas en seguimiento, con el propósito exclusivo de generar recomendaciones de acompañamiento para los líderes. En ningún caso se envían a este servicio datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección) ni notas marcadas como privadas.
• 10.6.2 Ingesta y registro de contactos por voz o texto libre (“Carga Inteligente” y “Reportes de Voz” de Grupos). A diferencia del literal anterior, estas funcionalidades sí pueden enviar a OpenAI el nombre, teléfono y correo electrónico de una persona — pero únicamente cuando el propio Suscriptor o su líder los dicta, pega o transcribe voluntariamente como parte del texto o audio a procesar (por ejemplo, al pegar un mensaje de WhatsApp con datos de contacto, o al narrar en voz alta que “llegó una visita nueva, su teléfono es tal”). El propósito exclusivo de este envío es extraer y estructurar esos mismos datos para crear el registro que el propio Suscriptor está solicitando. Nunca se envían a OpenAI datos de contacto que ya estén almacenados en la base de datos de Eklesa como contexto adicional de otras operaciones.
• 10.6.3 Privacidad y uso de los datos por el proveedor de IA. Los datos enviados a estos servicios se procesan a través de sus interfaces de nivel empresarial (API), lo que garantiza que la información no será utilizada por el proveedor para entrenar modelos públicos de lenguaje.
• 10.6.4 Responsabilidad. El Suscriptor es el único responsable de la legitimidad de los datos que decida procesar a través de las herramientas de IA de Eklesa, incluyendo los que dicte o pegue voluntariamente conforme al literal 10.6.2, y declara contar con la base jurídica válida requerida por la Ley 1581 de 2012 para dicho procesamiento, conforme a lo establecido en la Sección 10.5 de estos Términos.

11.1 Usos prohibidos. El Suscriptor se compromete a no utilizar el Servicio para: (a) violar leyes colombianas o internacionales aplicables; (b) registrar datos de personas sin su consentimiento previo cuando sea legalmente requerido; (c) distribuir malware, spam o contenido malicioso; (d) intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de otros usuarios de la plataforma; (e) realizar scraping, minería de datos automatizada o cualquier extracción masiva no autorizada; (f) suplantar la identidad de otra persona u organización; (g) revender o sublicenciar el acceso al Servicio a terceros.

11.2 Consecuencias. El incumplimiento de esta sección faculta al Prestador a suspender o terminar la cuenta del Suscriptor de forma inmediata y sin reembolso, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

12.1 Infraestructura. El Servicio opera sobre infraestructura de Amazon Web Services (AWS). El Prestador selecciona y gestiona dicha infraestructura, pero no controla su disponibilidad absoluta. Las interrupciones originadas en fallas de AWS no serán imputables al Prestador.

12.2 Procesadores de pago. Los pagos son procesados por MercadoPago y eventualmente por otros procesadores que el Prestador incorpore. Estos operan bajo sus propias condiciones de servicio y políticas de seguridad, las cuales son independientes de Eklesa.

12.3 Sin garantía de disponibilidad de terceros. El Suscriptor reconoce que el Servicio puede depender de servicios de terceros (incluyendo proveedores de correo electrónico, servicios de mensajería y proveedores de autenticación) cuya disponibilidad está fuera del control del Prestador.

13.1 Terminación por el Suscriptor. El Suscriptor podrá cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración. La cancelación tendrá efecto al vencimiento del ciclo de facturación en curso, manteniendo acceso pleno hasta dicha fecha.

13.2 Suspensión por el Prestador. El Prestador podrá suspender el acceso al Servicio de forma inmediata, con o sin previo aviso según la gravedad, en los siguientes casos: (a) incumplimiento de estos Términos; (b) falta de pago vencida por más de siete (7) días calendario; (c) uso fraudulento o abusivo de la plataforma; (d) requerimiento de autoridad competente.

13.3 Terminación por el Prestador. El Prestador podrá dar por terminado el Servicio con un preaviso de treinta (30) días calendario, reembolsando al Suscriptor el valor proporcional del período no utilizado. Esta es la única circunstancia en la que aplica un reembolso proporcional.

13.4 Discontinuación del Servicio. En el evento de discontinuación total de la plataforma, el Prestador notificará con un mínimo de sesenta (60) días de anticipación, período durante el cual el Suscriptor podrá exportar la totalidad de sus datos.

14.1 Exclusión de garantías. El Servicio se presta en el estado en que se encuentra (“as is”). El Prestador no garantiza que el Servicio sea ininterrumpido, libre de errores, completamente seguro ni que satisfaga todos los requerimientos específicos del Suscriptor.

14.2 Exclusión de garantías (Adenda IA). El Suscriptor acepta que los resultados generados por herramientas de Inteligencia Artificial (como el reconocimiento de nombres, teléfonos o resúmenes de actividades) pueden presentar imprecisiones o errores técnicos (“alucinaciones”). Eklesa provee una interfaz de revisión (“Staging”) para que el Suscriptor valide y corrija la información antes de su registro definitivo. El Prestador no se hace responsable por errores en la base de datos derivados de la aceptación de resultados de IA sin previa verificación humana por parte del Suscriptor.

14.3 Limitación de responsabilidad. En ningún caso el Prestador será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, incluyendo pérdida de ingresos, pérdida de datos, pérdida de oportunidades de negocio, daño reputacional o cualquier pérdida intangible.

14.4 Tope máximo de responsabilidad. La responsabilidad total máxima del Prestador ante cualquier reclamación derivada de estos Términos o del uso del Servicio se limita al valor total pagado por el Suscriptor durante el mes calendario en que ocurrió el evento que origina la reclamación.

14.5 Fuerza mayor. El Prestador no será responsable por incumplimientos totales o parciales causados por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo fallas en la infraestructura de AWS, interrupciones de conectividad a internet, desastres naturales, actos de terceros, decisiones gubernamentales o regulatorias, ciberataques de origen externo o cualquier otro evento fuera del control razonable del Prestador.

El Suscriptor se compromete a indemnizar, defender y mantener indemne al Prestador, sus colaboradores y prestadores de servicios, frente a cualquier reclamación, demanda, daño, pérdida, costo o gasto (incluyendo honorarios de abogados) que surja de: (a) el incumplimiento de estos Términos por parte del Suscriptor o sus usuarios; (b) el uso indebido del Servicio; (c) la violación de derechos de terceros a través del uso de la plataforma; (d) la inexactitud de la información suministrada por el Suscriptor.

16.1 Ley aplicable. Estos Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia, incluyendo la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), la Decisión Andina 351 de 1993 (Propiedad Intelectual) y las normas del Estatuto Tributario aplicables.

16.2 Jurisdicción. Cualquier controversia, diferencia o reclamación que surja de estos Términos será resuelta ante los jueces competentes de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, República de Colombia, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

16.3 Solución directa. Antes de acudir a instancias judiciales, las partes se comprometen a intentar resolver cualquier diferencia de buena fe mediante comunicación directa durante un período mínimo de quince (15) días hábiles contados desde la notificación formal del conflicto.