Términos de Contratación,
Precios y Facturación

Eklesa es una plataforma de software distribuida bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS). El Suscriptor reconoce que no está adquiriendo una licencia de software instalable, sino el acceso a un Servicio de Computación en la Nube (Cloud Computing) que cumple con las cinco características esenciales definidas por la normativa vigente: Autoservicio bajo demanda, acceso amplio a la red, pool de recursos compartidos, elasticidad rápida y servicio medido. En consecuencia, el Suscriptor no tendrá derecho a reclamar acceso al código fuente, instalación local del sistema ni transferencia de propiedad intelectual de ningún tipo.

De conformidad con el Artículo 476, numeral 21 del Estatuto Tributario colombiano, el servicio prestado por Eklesa está EXCLUIDO de IVA por tratarse de un servicio de computación en la nube.

• Eklesa opera bajo el Régimen Simple de Tributación (RST).
• En virtud de su pertenencia al RST, el Suscriptor no deberá practicar retenciones en la fuente a título de Renta ni de IVA sobre los pagos realizados a Eklesa, de conformidad con el Artículo 911 del Estatuto Tributario. Eklesa podrá suministrar certificado de no sujeto a retención cuando el Suscriptor lo requiera.

Los precios de los planes se exhiben en Dólares de los Estados Unidos (USD) como referencia comercial internacional.

Para Suscriptores en territorio colombiano:

• La factura o documento equivalente de cobro será emitida en Pesos Colombianos (COP).
• La conversión se realizará aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente al momento de la transacción, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Durante la fase actual de implementación del sistema de facturación electrónica integrado con la DIAN, Eklesa emitirá un documento equivalente de cobro con plena validez comercial. La migración a factura electrónica con CUFE se realizará de forma progresiva y será notificada al Suscriptor con anticipación.

Eklesa emitirá un documento de cobro por cada pago recibido. Una vez implementado el sistema de facturación electrónica ante la DIAN, dicho documento será reemplazado por una Factura Electrónica de Venta con CUFE.

El Suscriptor es responsable de suministrar de forma veraz los siguientes datos durante el proceso de onboarding: NIT, razón social, régimen tributario y correo electrónico de recepción de facturas. La omisión o error en estos datos exime a Eklesa de responsabilidad por documentos de cobro incorrectos o no entregados. El documento será enviado al correo electrónico de recepción registrado.

• Periodo de prueba: Eklesa ofrece un periodo de prueba gratuito de 21 días calendario sin requerir método de pago. Al finalizar este periodo, el acceso será suspendido automáticamente a menos que el Suscriptor active un plan de pago.
• Recurrencia: El cobro se realizará de forma mensual o anual por anticipado, según el plan seleccionado al momento de la activación.
• Cancelación: El Suscriptor puede cancelar el servicio en cualquier momento desde el panel de administración. No se realizarán reembolsos por periodos parciales ya facturados. El acceso permanecerá activo hasta la fecha de vencimiento del ciclo pagado.
• Modificación de planes: Eklesa se reserva el derecho de modificar los precios de los planes con un preaviso mínimo de 30 días calendario, notificado al correo electrónico registrado. El Suscriptor podrá cancelar sin penalidad si no acepta la modificación.

El servicio está sujeto a los límites de capacidad definidos en el plan contratado: número de personas registradas, procesos de seguimiento activos y módulos adicionales habilitados. Los límites se contabilizan por Organización, independientemente del número de sedes o iglesias creadas dentro de la misma cuenta. Al alcanzar dichos límites, el sistema notificará al Suscriptor. El exceder los límites requerirá un upgrade de plan para mantener la operatividad completa. Eklesa no eliminará datos existentes por razón de límites alcanzados.

Los datos ingresados por el Suscriptor en la plataforma son de su exclusiva propiedad. Eklesa actúa como encargado del tratamiento de datos personales bajo la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data). En caso de cancelación, el Suscriptor podrá solicitar exportación de sus datos dentro de los 30 días siguientes a la terminación del servicio, transcurridos los cuales Eklesa podrá eliminarlos de forma definitiva.

Eklesa no será responsable por pérdidas de negocio, datos o ingresos derivados de interrupciones del servicio por causas de fuerza mayor, fallas de terceros proveedores de infraestructura (AWS, PayPal) o uso indebido de la plataforma por parte del Suscriptor. La responsabilidad máxima de Eklesa ante cualquier reclamación se limita al valor pagado por el Suscriptor en el mes calendario en que ocurrió el evento.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia será resuelta ante los jueces competentes de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.